Kas yra memorandumas? Apibrėžimas ir pavyzdžiai

Memorandumas, labiau žinomas kaip memu, yra trumpasis pranešimas ar įrašas, naudojamas vidiniam naudojimui bendravimas versle. Pradėjus naudoti vidinę rašytinę komunikacijos formą, memorandumų naudojimas tapo nebeįmanoma el ir kitos elektroninių pranešimų formos; tačiau sugebėjimas parašyti aiškias atmintines tikrai gali būti naudingas rašant vidinius verslo el. laiškus, nes jie dažnai tarnauja tam pačiam tikslui.

Atmintinės gali būti naudojamos norint greitai susisiekti su plačiąja auditorija ką nors trumpo, bet svarbaus, pavyzdžiui, procedūrinį pakeitimai, kainų padidėjimas, politikos papildymai, susitikimų tvarkaraščiai, priminimai komandoms arba sutarties sąlygų santraukos pavyzdys.

Komunikacijos strategė Barbara Diggs-Brown sako, kad efektyvus pranešimas yra „trumpas, glaustas, labai organizuotas ir niekada nevėlu. Jis turėtų numatyti ir atsakyti į visus skaitytojo klausimus. Niekada nepateikia nereikalingos ar klaidinančios informacijos “.

Būkite aiškūs, susitelkite, būkite trumpi, tačiau išsamūs. Paimkite profesionalų balsą ir rašykite taip, lyg pasaulis galėtų jį perskaityti, ty neįtraukite jokios informacijos tai yra per daug jautrus, kad visi matytų, ypač tokiame amžiuje, kai norite kopijuoti ir įklijuoti arba spustelėti ir spustelėti Persiųsti."

Pradėkite nuo pagrindų: kam straipsnis adresas, data ir temos eilutė. Pradėkite atmintinės turinį aiškiai nurodydami tikslą, nurodykite, ką turite žinoti skaitytojams, ir, jei reikia, užbaikite tai, ką turite padaryti skaitytojai. Atminkite, kad darbuotojai gali tiesiog nugriebti atmintinę gavę, todėl naudokite trumpas pastraipas, paantraštes ir kur galite, naudokite sąrašus. Tai yra „įėjimo taškai“ akiai, kad skaitytojas galėtų lengvai nukreipti atgal į jam reikalingą atmintinės dalį.

Nepamiršk korektūra. Skaitymas garsiai gali padėti surasti žodžius, pasikartojimus ir nepatogius sakinius.

Čia yra išgalvotos leidybos įmonės vidaus atmintinės pavyzdys, informuojantis darbuotojus apie artėjančius tvarkaraščio pokyčius dėl Padėkos dienos. Produkcija taip pat galėjo atsiųsti atskirus memorandumus atskiriems skyriams, ypač jei būtų daugiau informacijos, kuri reikalinga kiekvienam skyriui ir kuri netaikoma kitiems departamentams.

Kam: Visiems darbuotojams

Iš: E.J. Smithas, gamybos švinas

Data: 2018 m. Lapkričio 1 d

Tema: Padėkos dienos tvarkaraščio pakeitimas

Gamyba norėtų visiems priminti, kad Padėkos dienos šventė turės įtakos mūsų spausdinimo terminams šį mėnesį. Visus spausdintus puslapius, kurie paprastai išeina į spausdintuvą per UPS ketvirtadienį arba penktadienį per savaitę, turės išleisti iki 15:00 trečiadienį, lapkričio 21 d.

Skelbimų pardavimo ir redakciniai skyriai

• Įsitikinkite, kad visi, siunčiantys jums tekstą ar vaizdus publikavimui, nebus atostogų 19-tą savaitę. Anksčiau nustatykite terminus viskam, kas atkeliaus iš išorės.
• Atminkite, kad vidinės fotografijos ir grafikos dizaineriai turės daugiau darbo ir mažiau laiko tam atlikti, todėl prašau nukreipti savo darbus į atitinkamą skyrių anksčiau nei įprasta.
• Nesiųskite „skubėjimo“ darbo vėliau nei lapkričio 16 d. Negalima garantuoti, kad visi reikalingi trumpalaikiai įvykiai Padėkos dienos savaitė bus įvykdyta anksčiau, ir prieš paskyrimą ji turi praeiti per planuotojo stalą. Geriau būk ankstyvas.

Fotografijos ir grafikos skyriai

• Visi meno skyrius lapkritį bus leista dirbti viršvalandžius, kiek reikės atostogų sezono pradžios ir ankstesnių terminų sukrėtimui.

Iš anksto dėkoju visiems, už jūsų pagalbą kuo anksčiau įsigyjant medžiagų ir už rūpestį gamybos skyriaus darbuotojams.

Toliau pateikiamas išgalvotas pranešimas apie susitikimą su komandos nariais, kurie grįžta iš prekybos parodos.

Kam: Parodų komanda

Iš: C.C. Jones, rinkodaros vadovas

Data: 2018 m. Liepos 10 d

Tema: Prekybos parodų grįžimo susitikimas

Grįžę į darbą liepos 20 d., Penktadienį, iš prekybos parodos, suplanuokime pietų pietų susitikimą rytinio sparno posėdžių salėje, norėdami sužinoti, kaip vyko paroda. Suplanuokime aptarti, kas gerai veikė, o kas ne, pavyzdžiui:

• Dalyvavimo dienų skaičius
• Pateiktos rinkodaros medžiagos kiekis ir rūšys
• Kabinos ekranai
• Kaip dovanos buvo gautos
• Kiosko vieta ir eismas skirtingu dienos metu
• Kas sukėlė susidomėjimą praeiviais
• Kabinos personalo lygis

Aš žinau, kad grįžę iš parodos turėsite milijoną dalykų, kurių reikia imtis, todėl mes laikysime susitikimą 90 minučių ar mažiau. Prašome pasirūpinti atsiliepimais ir konstruktyvia kritika dėl parodos rinkodaros aspektų. Esami klientų atsiliepimai ir naujų klientų pavyzdžiai bus aptariami atskirame susitikime su produktų ir pardavimų komandomis. Ačiū už jūsų darbą parodoje.

Diggs-Brownas, Barbara. PR stiliaus vadovas. 3-asis leidimas, „Cengage Learning“, 2012 m.