Tinkamas oficialus laiškas iš įvado į išvadą

Oficialios angliškos raidės greitai keičiami į el. Tačiau oficialią laiškų struktūrą, kurią išmoksite, vis tiek galima pritaikyti verslo el. Laiškuose ir kituose dalykuose oficialūs el. Vykdykite šiuos struktūros patarimus, kad galėtumėte parašyti veiksmingus oficialius verslo laiškus ir el.

Pirma pastraipa: Pirma formalios pastraipos dalis laiškų turėtų būti įvadas į laiško tikslą. Įprasta pirmiausia kažkam padėkoti ar prisistatyti.

Gerb. Pone Andersai

Ačiū, kad skyrėte laiko susitikti su manimi praėjusią savaitę. Norėčiau tęsti mūsų pokalbį ir turėti keletą klausimų jums.

Kūno pastraipos: Antroje ir paskesnėse pastraipose turėtų būti pateikiama pagrindinė laiško informacija ir jie turėtų būti pagrįsti pagrindiniu laiško tikslu įžanginė pirma pastraipa.

Mūsų projektas juda į priekį, kaip numatyta. Norėtume sukurti mokymo programą darbuotojams naujose vietose. Šiuo tikslu nusprendėme išsinuomoti vietos vietos verslo parodų centre. Naujuosius darbuotojus tris dienas apmokys mūsų personalo ekspertai. Tokiu būdu mes galėsime patenkinti paklausą nuo pirmosios dienos.

Paskutinė pastraipa: Paskutinėje pastraipoje turėtų būti trumpai aprašytas oficialaus laiško tikslas ir pabaiga - raginimas veikti.

Ačiū, kad apsvarstėte mano pasiūlymus. Laukiu galimybės toliau diskutuoti apie šį reikalą.

Atidaryti išreiškiant oficialų adresą, pavyzdžiui:

Gerb. Ponia, ponia (ponia, ponia) - jei žinote asmens, kuriam rašote, vardą. Naudokite Gerbiamasis Pone / Ponia jei nežinote asmens, kuriam rašote, vardo, arba Kam tai gali rūpėti

Visada naudokite Ponia moterims, nebent esate specialiai paprašyti naudoti Ponia arba Mis.

Pirmiausia nurodykite rašymo priežastį. Jei pradedate ko nors susirašinėjimą su kažkuo ar klausiate informacijos, pirmiausia nurodykite priežastis rašyti:

• Aš rašau norėdamas jus informuoti apie ...
• Aš rašau paklausti / teirautis apie ...
• Aš rašau norėdamas sužinoti apie smulkaus verslo informaciją.
• Rašau norėdamas pranešti, kad dar negavome mokėjimo už ...

Dažnai oficialūs laiškai rašomi padėkai išreikšti. Tai ypač pasakytina rašant atsakant į kažkokį paklausimą arba rašant išreikšti padėką už pokalbį dėl darbo, rekomendaciją ar kitą profesionalią pagalbą gavo.

Čia yra keletas naudingų dėkingumo frazių:

• Dėkojame už laišką (data), kuriame teiraujatės apie ...
• Norėtume padėkoti už jūsų laišką (data), kuriame prašoma / prašydamas informacijos apie ...
• Atsakydami į jūsų (data) laišką, norime padėkoti už susidomėjimą ...

Pavyzdžiai:

• Norėčiau padėkoti jums už sausio 22 d. Laišką, kuriame prašoma informacijos apie mūsų naują vejapjovių liniją.
• Atsakydami į jūsų 1997 m. Spalio 23 d. Laišką, norime padėkoti jums už jūsų susidomėjimą mūsų naująja produktų linija.

Prašydami pagalbos, naudokite šias frazes:

• Būčiau dėkingas, jei galėtumėte + veiksmažodis
• Ar norėtumėte + veiksmažodis + ing
• Ar būtų per daug to klausti ...

Pavyzdžiai:

• Būčiau dėkingas, jei galėtumėte atsiųsti man brošiūrą.
• Ar galėtumėte paskambinti man per kitą savaitę?
• Ar būtų per daug reikalauti, kad mūsų mokėjimas būtų atidėtas dviem savaitėms?

Siūlomos pagalbos frazės:

• Mielai + veiksmažodis
• Mums būtų malonu + veiksmažodis

Pavyzdžiai:

• Mielai atsakyčiau į visus iškilusius klausimus.
• Mums bus malonu padėti jums susirasti naują vietą.

Į kai kuriuos oficialius laiškus turėsite įtraukti dokumentus ar kitą informaciją. Norėdami atkreipti dėmesį į visus pridėtus dokumentus, kuriuos galbūt įtraukėte, naudokite šias frazes.

• Uždara prašome rasti + daiktavardis
• Uždara rasite... + daiktavardis
• Mes pridėti... + daiktavardis

Pavyzdžiai:

• Pridedame rasite mūsų brošiūros kopiją.
• Pridedami prašome rasti mūsų brošiūros kopiją.
• Pridedame brošiūrą.

Pastaba: jei rašote oficialų el. Laišką, naudokite fazę: Attached please find / Attached rasite.

Visada užbaikite oficialų laišką su kokiu nors raginimu imtis veiksmų arba nurodydami norimą rezultatą ateityje. Keli iš šių variantų:

Kreipimasis į būsimą susitikimą:

• Laukiu susitikimo / pasimatymo
• Laukiu susitikimo su jumis kitą savaitę.

Tolesnės pagalbos pasiūlymas

• Jei turite klausimų šiuo klausimu, nedvejodami susisiekite su manimi.
• Jei jums reikia daugiau pagalbos, susisiekite su manimi.

Pasirašykite laišką viena iš šių frazių:

• Pagarbiai Jūsų,
• Pagarbiai,

Mažiau formalus

• Geriausi linkėjimai.
• Geriausi linkėjimai.

Pasirašykite savo laišką ranka ir nurodykite savo vardą.

Formaliomis raidėmis, parašytomis bloko formatu, viskas nurodoma kairėje puslapio pusėje. Parašykite savo arba įmonės adresą laiško viršuje kairėje (arba naudokite savo įmonę firminiame blanke), po kurio nurodomas asmens ir (arba) įmonės, kuriai rašote, adresas, visi jie yra kairėje puslapis. Paspauskite mygtuką „Grįžti“ keletą kartų ir naudokite datą.

Oficialiais standartinio formato laiškais dešinėje pusėje laiško viršuje nurodykite savo arba įmonės adresą. Kairėje puslapio pusėje įrašykite asmens ir (arba) įmonės adresą, kurį rašote. Įveskite datą dešinėje puslapio pusėje, kad atitiktumėte savo adresą.