Į verslo rašymas, techninis rašymasir kitos formos kompozicija, instrukcijos yra raštu ar žodžiu nurodymai, kaip atlikti procedūrą ar atlikti užduotį. Jis taip pat vadinamas pamokantis rašymas.
Žingsnis po žingsnio instrukcijos paprastai naudojamos antrojo asmens požiūris (tu, tavo, tavo). Instrukcijos paprastai perduodamos aktyvus balsas ir būtina nuotaika: Kreipkitės į savo auditorija tiesiogiai.
Instrukcijos dažnai rašomos sunumeruotos formos sąrašą kad vartotojai galėtų aiškiai atpažinti užduočių seką.
Veiksmingose instrukcijose paprastai yra vaizdinių elementų (tokių kaip paveikslėliai, diagramos ir schemos), kurie iliustruoja ir paaiškina tekstas. Nurodymai, skirti tarptautinei auditorijai, gali pasikliauti visiškai nuotraukose ir pažįstami simboliai. (Tai vadinama bežodės instrukcijos.)
Stebėjimai ir pavyzdžiai
"Geros instrukcijos yra nedviprasmiškos, suprantamos, išsamios, nuoseklios ir veiksmingos." (Jonas M. Penrose ir kt. Verslo komunikacija vadovams: pažangus požiūris, 5-asis leidimas Thomsonas, 2004)
Lengvesnė instrukcijų pusė: Neseniai mirusiųjų vadovas
Juno: Gerai, ar jūs studijavote vadovą?
Adomas: Na, mes bandėme.
Juno: Tarpiniame sąsajos skyriuje apie persekiojimą viskas pasakyta. Išmeskite juos patys. Tai tavo namas. Švenčiami namai nėra lengvi.
Barbara: Na, mes to nelabai suprantame.
Juno: Aš girdėjau. Nubraukite veidus tiesiai. Akivaizdu, kad nėra naudinga patraukti galvą prieš žmones, jei jie negali jūsų matyti.
Adomas: Tada turėtume pradėti paprasčiau?
Juno: Pradėkite paprasčiausiai, darykite tai, ką išmanote, pasinaudokite savo talentais, praktikaukite. Tu turėtum mokytis tas pamokas nuo pirmosios dienos. (Sylvia Sidney, Alec Baldwin ir Geena Davis in Vabalų sultys, 1988)
Pagrindinės savybės
Instrukcijose paprastai laikomasi nuoseklaus žingsnis po žingsnio, nesvarbu, ar jūs aprašote, kaip gaminti kavą, ar kaip surinkti automobilio variklį. Čia yra pagrindinės instrukcijų savybės:
- Konkretus ir tikslus pavadinimas
- Įvadas su pagrindine informacija
- Reikalingų dalių, įrankių ir sąlygų sąrašas
- Iš eilės užsakomi žingsniai
- Grafika
- Saugumo informacija
- Išvada tai reiškia užduoties įvykdymą
Paeiliui užsakyti veiksmai yra instrukcijų rinkinio centras ir jie paprastai užima didelę vietos vietą dokumente.
(Richardas Johnsonas-Sheehanas, Techninė komunikacija šiandien. Pearsonas, 2005 m.)
Kontrolinis rašymo instrukcijų sąrašas
- Naudokite trumpus sakinius ir trumpas pastraipas.
- Išdėstykite savo taškus logine tvarka.
- Padarykite savo teiginius konkretus.
- Naudoti imperatyvi nuotaika.
- Kiekvieno sakinio pradžioje sudėkite svarbiausią daiktą.
- Kiekviename sakinyje pasakykite vieną dalyką.
- Pasirinkite žodžius atsargiai, vengdami žargonu ir technines sąlygas, jei galite.
- Duok pavyzdys arba analogija, jei manote, kad teiginys gali sužavėti skaitytoją.
- Patikrinkite, ar užpildytame juodraštyje nėra pateikimo logikos.
- Nepraleiskite veiksmų ir nesiimkite nuorodų.
(Adaptuota nuo Rašymas tiksliai pateikė Jefferson D. Batesas. „Penguin“, 2000 m.)
Naudingi patarimai
"Instrukcijos gali būti laisvai atskiri dokumentai arba kito dokumento dalis. Bet kuriuo atveju dažniausiai pasitaikanti klaida yra tai, kad jie auditorijai tampa pernelyg sudėtingi. Atidžiai apsvarstykite savo skaitytojų techninį lygį. Naudokite balta vieta, grafikos ir kitų dizaino elementų, kad instrukcijos būtų patrauklios. Svarbiausia, būtinai nurodykite atsargumo, įspėjimo ir pavojaus nuorodas prieš tai žingsniai, kuriems jie taikomi “.
(William Sanborn Pfeiffer, Kišeninis techninės komunikacijos vadovas, 4-asis leidimas Pearsonas, 2007 m.)
Testavimo instrukcijos
Norėdami įvertinti instrukcijų rinkinio tikslumą ir aiškumą, pakvieskite vieną ar daugiau asmenų sekti jūsų nurodymus. Stebėkite jų eigą, kad nustatytumėte, ar visi veiksmai tinkamai atlikti per pagrįstą laiką. Baigę procedūrą, paprašykite šios bandymų grupės pranešti apie visas iškilusias problemas ir pateikti rekomendacijų, kaip patobulinti instrukcijas.