Ataskaita yra dokumentas, kuriame organizuota forma pateikiama informacija apie konkretų asmenį auditorija ir tikslas. Nors santraukos Ataskaitos gali būti teikiamos žodžiu, išsamios ataskaitos beveik visada pateikiamos raštu.
„Šiuolaikinio verslo ataskaitose“ Kuiperis ir Clippingeris verslo ataskaitas apibrėžia kaip „organizuotus, objektyvius stebėjimų, patirties ar faktų, naudojamų priimant sprendimus, pristatymus“.
Sharma ir Mohanas apibūdina techninę ataskaitą „situacijos, projekto, proceso ar bandymo faktinių aplinkybių rašytinis pareiškimas; kaip buvo išsiaiškinti šie faktai; jų reikšmingumas; iš jų padarytas išvadas; ir [kai kuriais atvejais] pateikiamos rekomendacijos „Verslo susirašinėjimas ir ataskaitų rašymas“.
Į ataskaitų tipus įeina: atmintines, minutės, laboratorijos ataskaitos, knygų ataskaitos, pažangos ataskaitos, pagrindimo ataskaitos, atitikties ataskaitos, metinės ataskaitos, politika ir procedūros.
Stebėjimai
H. Danas O'Hairas, Jamesas S. O'Rourke'as ir Mary John O'Hair, „Verslo komunikacija: sėkmės pagrindas“
„Ataskaitos gali atlikti keturias skirtingas ir kartais susijusias funkcijas. Jie gali būti naudojami kaip kontrolė, skirta užtikrinti, kad visi skyriai tinkamai funkcionuotų, suteikti informaciją, pateikti analizę ir įtikinti kitus veikti “.
Efektyvių ataskaitų ypatybės
Shirley Kuiper ir Dorinda Clippinger, „Šiuolaikinio verslo ataskaitos“
„Efektyvius pranešimus skaitytojas supranta taip, kaip ketino rašytojas, ir jie daro įtaką skaitytojui veikti taip, kaip norėjo rašytojas. Rašytojo tikslai greičiausiai bus pasiekti, jei jie atitiks skaitytojo poreikius ir tikslus. Veiksminga ataskaita yra empatiška, tiksli, išsami, glaustasir aišku. Visų pirma, veiksminga ataskaita pateikia informaciją etiškai. “
Warrenas Buffetas apie bendravimą su auditorija
Warrenas bufetas, įžanga į „Paprastas anglų kalbos vadovas"
„Vienas neoriginalus, bet naudingas patarimas: Rašykite turėdami omenyje konkretų žmogų. Rašydamas Berkshire Hathaway metinę ataskaitą, apsimetu, kad kalbu su savo seserimis. Man nėra sunku juos vaizduoti: nors ir labai protingi, jie nėra apskaitos ar finansų ekspertai. Jie supras paprasta anglu kalba, bet žargonu gali juos įsprausti. Mano tikslas yra tiesiog suteikti jiems informacijos, kurios norėčiau jiems pateikti, jei mūsų pozicijos būtų priešingos. Kad man pasisektų, man nereikia būti Šekspyru; Vis dėlto turiu nuoširdžiai norėti informuoti “.
Ilgos ir trumpos ataskaitos
Johnas M. „Lannon“, „Techninė komunikacija“
„Profesiniame pasaulyje sprendimų priėmėjai remiasi dviejų tipų ataskaitomis: Kai kurios ataskaitos pirmiausia skirtos informacija („ką mes darome dabar“, „ką mes padarėme praėjusį mėnesį", „ką nustatė mūsų klientų apklausa“, „kas vyko skyriaus posėdyje“). Be ne tik informacijos teikimo, bet ir daugybė ataskaitų analizė („ką mums reiškia ši informacija“, „kokie veiksmai turėtų būti apsvarstyti“, „ką mes rekomenduojame ir kodėl“).
„Už kiekvieną ilgą (oficialų) pranešimą nesuskaičiuojama daugybė trumpų (neoficialių) pranešimų priima pagrįstus sprendimus klausimais tokios įvairios kaip patogiausios biuro kėdės, kurias galima nusipirkti, norint geriausius įdarbinti, pasamdyti vadovybei mokymai. Kitaip nei ilgi pranešimai, daugumai trumpų ataskaitų nereikia iš anksto planuoti, jie greitai paruošiami, juose mažai nėra pagrindinės informacijos ir nėra priekinės ar galinės dalies (titulinis puslapis, turinys, žodynėlis, tt). Bet nepaisant jų glaustumas, trumpi pranešimai pateikia informaciją ir analizę, kurios reikia skaitytojams “.
Šaltiniai
Kuiperis, Shirley. „Šiuolaikinės verslo ataskaitos“. Dorinda Clippinger, 5-asis leidimas, „Cengage Learning“, 2012 m. Vasario 6 d.
Lannon, Jonas M. „Techninė komunikacija“. Laura J. „Gurak“, 14-asis leidimas, „Pearson“, 2017 m. Sausio 14 d.
Investuotojų švietimo ir paramos biuras. "Paprastas anglų kalbos vadovas". JAV vertybinių popierių ir biržos komisija, 1998 m. Rugpjūtis, Vašingtonas, D.C.
O'Hairas, Danai. „Verslo komunikacija: sėkmės pagrindas“. Jamesas S. O'Rourke, Mary John O'Hair, 1-asis leidimas, „Cengage“ mokymasis, 2000 m. Balandžio 7 d.
Šarma. "Verslo susirašinėjimas ir ataskaitų rašymas". 5-asis leidimas, „Mc Graw Hill“ Indija, 2017 m. Liepos 1 d.