Kaip parašyti verslo ataskaitą besimokantiems anglų kalba

Jei norėtumėte išmokti rašyti verslo ataskaitą anglų kalba, vadovaukitės šiais patarimais ir naudokite ataskaitos pavyzdį kaip šabloną, kuriuo galite pagrįsti savo verslo ataskaitą. Visų pirma, verslo ataskaitose pateikiama vadovybei svarbi ir savalaikė bei faktinė informacija. Anglų kalbos besimokantieji Rašant verslo ataskaitas reikia įsitikinti, ar kalba yra tiksli ir glausta. Verslo ataskaitoms naudojamas rašymo stilius turėtų pateikti informaciją, neturint tvirtų nuomonių, o kiek įmanoma tiesesnis ir tikslesnis. Susiejanti kalba turėtų būti naudojami norint sujungti verslo ataskaitos idėjas ir skyrius. Šiame verslo ataskaitos pavyzdyje pateikiami keturi esminiai aspektai, kuriuos turėtų būti kiekvienoje verslo ataskaitoje:

• Įgaliojimai

Techninės sąlygos nurodo sąlygas, kuriomis sudaroma verslo ataskaita.

• Procedūra

Procedūra apibūdina metodą, kuris buvo naudojamas rinkti duomenis ataskaitai.

• Išvados

Išvadose aprašomi duomenys ar kita svarbi informacija, kurią parengė ataskaita.

• Išvados

Remiantis išvadomis daromos išvados, kuriose pateikiamos rekomendacijų priežastys.

• Rekomendacijos

Šios rekomendacijos yra konkretūs pasiūlymai, pateikti remiantis ataskaitos išvadomis.

Perskaitykite trumpą verslo ataskaitos pavyzdį ir vykdykite toliau pateiktus patarimus. Šiuos pavyzdžius mokytojai gali atsispausdinti naudodami pamokas, naudodami garsą mokymo rašymo strategijas.

Įgaliojimai

Personalo direktorė Margaret Anderson paprašė šios ataskaitos apie pasitenkinimą darbuotojais. Ataskaita jai turėjo būti pateikta iki birželio 28 d.

Procedūra

Reprezentatyvi 15% visų darbuotojų atranka buvo apklausta laikotarpiu nuo balandžio 1 d. Iki balandžio 15 d. Dėl:

1. Bendras pasitenkinimas mūsų dabartiniu naudos paketu
2. Problemos, iškilusios bendraujant su personalo skyriumi
3. Pasiūlymai tobulinti komunikacijos politiką
4. Problemos, iškilusios bendraujant su mūsų HMO

Išvados

1. Darbuotojai buvo patenkinti dabartiniu išmokų paketu.
2. Kai tai suprantama kaip ilgi patvirtinimo laukimo laikotarpiai, iškilo tam tikrų problemų, kai prašoma atostogų.
3. Vyresni darbuotojai ne kartą turėjo problemų dėl HMO receptinių vaistų procedūrų.
4. Darbuotojai nuo 22 iki 30 metų praneša apie keletą problemų, susijusių su HMO.
5. Daugelis darbuotojų skundžiasi dantų draudimo nebuvimu mūsų pašalpų pakete.
6. Dažniausias patobulinimo pasiūlymas buvo susijęs su galimybe išmokų prašymus apdoroti internetu.

Išvados

1. Vyresni darbuotojai, vyresni nei 50 metų, turi rimtų problemų dėl mūsų HMO galimybių tiekti receptinius vaistus.
2. Mūsų naudos prašymų sistema turi būti peržiūrėta, nes dauguma skundų yra susiję su tvarkymu namuose.
3. Reikia patobulinti personalo skyriaus reagavimo laiką.
4. Reikėtų apsvarstyti informacinių technologijų patobulinimus, nes darbuotojai tampa technologiškesni.

Rekomendacijos

1. Susitikite su HMO atstovais aptarti rimto skundų pobūdžio dėl vyresnio amžiaus darbuotojų receptinių vaistų naudos.
2. Pirmenybę teikite atostogų užklausų atsakymo laikui, nes darbuotojams reikia greitesnio patvirtinimo, kad jie galėtų planuoti atostogas.
3. Nesiimkite jokių specialių veiksmų dėl jaunesnių darbuotojų išmokų paketo.
4. Aptarkite galimybę prie mūsų įmonės intraneto pridėti internetinę išmokų užklausų sistemą.

• Ataskaita suskirstyta į keturias sritis:
  • Įgaliojimai- Šiame skyriuje pateikiama pagrindinė informacija apie ataskaitos priežastį. Paprastai tai apima asmuo, prašantis ataskaitos.
  • Procedūra- Procedūra pateikia tikslius veiksmus, kurių buvo imtasi, ir metodus, naudojamus ataskaitai pateikti.
  • Išvados- Išvadose nurodomi atradimai, padaryti tyrimo metu.
  • Išvados- Išvadose pateikiamos išvadomis pagrįstos logiškos išvados.
  • Rekomendacijos- Rekomendacijose nurodomi veiksmai, kurių, remiantis išvadomis ir išvadomis, reikia imtis ataskaitos rengėjo.
• Ataskaitos turėtų būti glaustos ir faktinės. Nuomonės pateikiamos skyriuje „išvados“. Tačiau šios nuomonės turėtų būti pagrįstos „išvadose“ pateiktais faktais.
• Naudokite paprasti laikai (paprastai dabartinis paprastas) išreikšti faktus.
• Naudoti imperatyvioji forma (Aptarkite galimybę..., Teikite pirmenybę... ir tt) skiltyje „rekomendacijos“, nes jie galioja visai įmonei.

Tęskite mokymąsi apie kitų tipų verslo dokumentus naudodami šiuos išteklius:

Atmintinės
Pašto adresą
Įvadas į verslo planų rašymą

Verslo atmintinės rašomos visam biurui. Rašydami verslo atmintines, būtinai pažymėkite, kam skirtas memorandumas, memo rašymo priežastis ir kas rašo memo. Atmintinės yra linkusios informuoti kolegas apie biuro ir procedūrų pakeitimus, kurie taikomi didelei žmonių grupei. Jie dažnai pateikia instrukcijas naudodamiesi būtinuoju balsu. Čia yra memo pavyzdys su tolesniais svarbiais punktais, kuriuos reikia naudoti kada rašymo verslas atmintinės anglų kalba.

Memo pavyzdys

Iš: Valdymas

Kam: Šiaurės vakarų srities pardavimo personalas

RE: Nauja mėnesio ataskaitų teikimo sistema

Norėtume greitai peržvelgti kai kuriuos naujosios mėnesinės pardavimų ataskaitų teikimo sistemos pakeitimus, kuriuos aptarėme specialiame pirmadienio susitikime. Visų pirma, mes dar kartą norėtume pabrėžti, kad ši nauja sistema padės sutaupyti daug laiko, kai pranešate apie būsimus pardavimus. Suprantame, kad nerimaujate dėl to, kiek laiko reikės iš pradžių įvesti jūsų kliento duomenis. Nepaisant šių pradinių pastangų, esame įsitikinę, kad netrukus visi džiaugsitės šios naujos sistemos pranašumais.

Čia yra procedūra, kurios jums reikės laikytis norint užpildyti savo srities klientų sąrašą:

1. Prisijunkite prie įmonės tinklalapio http://www.picklesandmore.com
2. Įveskite savo vartotojo ID ir slaptažodį. Jie bus išleisti kitą savaitę.
3. Prisijungę spustelėkite „Naujas klientas“.
4. Įveskite tinkamą kliento informaciją.
5. Kartokite 3 ir 4 veiksmus, kol įvesite visus savo klientus.
6. Įvedę šią informaciją, pasirinkite „Pateikti užsakymą“.
7. Pasirinkite klientą iš išskleidžiamojo sąrašo „Klientai“.
8. Pasirinkite produktus iš išskleidžiamojo sąrašo „Produktai“.
9. Išskleidžiamajame sąraše „Pristatymas“ pasirinkite gabenimo specifikacijas.
10. Spustelėkite mygtuką „Apdoroti užsakymą“.

Kaip matote, įvedę reikiamą informaciją apie klientą, tvarkydami užsakymus iš jūsų nereikės jokių dokumentų.

Dėkojame visiems už jūsų pagalbą kuriant šią naują sistemą.

Geriausi linkėjimai,

Valdymas

• Norėdami pradėti atmintinę, naudokite šią struktūrą:ATMINTIS
  Nuo: (asmuo ar grupė, siunčiantys atmintinę)
  Kam: (asmeniui ar grupei, kuriam skirtas pranešimas)
  RE: (memo objektas, tai turėtų būti anglų kalba) drąsus)
• Vietoj „memo“ gali būti vartojamas terminas „memorandumas“.
• Atmintinė paprastai nėra tokia formali kaip parašyta laiškas. Tačiau ji tikrai nėra tokia neoficiali kaip asmeninis laiškas.
• Atsiminimų tonas paprastai yra draugiškas, nes tai yra bendravimas tarp kolegų.
• Laikykite atmintinę glaustą ir tikslią.
• Jei reikia, trumpą pastraipą paaiškinkite memo priežastis.
• Norėdami paaiškinti svarbiausius proceso veiksmus, naudokite ženklų taškus.
• Naudokite trumpą ačiū, kad baigtumėte atmintinę. Tai nebūtinai turi būti tokia formali kaip rašytiniame laiške.

Ataskaitos
Atmintinės
Pašto adresą
Įvadas į verslo planų rašymą

Norėdami išmokti rašyti verslo el. Laišką, atsiminkite šiuos dalykus: Verslo el. Pašto laiškai paprastai nėra tokie oficialūs kaip verslo laiškai. Verslo el. Laiškai, rašomi kolegoms, paprastai yra tiesioginiai ir juose prašoma imtis konkrečių veiksmų. Svarbu, kad jūsų verslo el. Laiškai būtų trumpi, nes kuo lengviau atsakyti į el. Laišką, tuo didesnė tikimybė, kad verslo kontaktas greitai atsakys.

1 pavyzdys: oficialus

Pirmasis pavyzdys parodo, kaip parašyti oficialų verslo el. Laišką. Atkreipkite dėmesį į ne tokį oficialų sveikinimo žodį „sveiki“ kartu su formalesniu stiliumi tikrame el. Laiške.

Sveiki,

Jūsų svetainėje perskaičiau, kad siūlote kopijuoti Muzikos kompaktinius diskus dideliam kompaktinių diskų kiekiui. Norėčiau sužinoti apie procedūras, susijusias su šiomis paslaugomis. Ar failai perduodami internetu, ar pavadinimus CD jums siunčia standartiniu paštu? Kiek laiko užtrunka maždaug 500 egzempliorių pagaminimas? Ar yra kokių nuolaidų tokiam dideliam kiekiui?

Ačiū, kad skyrėte laiko atsakyti į mano klausimus. Laukiu tavo atsakymo.

Džekas Finley
„Young Talent Inc.“ pardavimų vadovas
(709) 567 - 3498

2 pavyzdys: Neoficialus

Antrasis pavyzdys parodo, kaip parašyti neoficialų el. Laišką. Atkreipkite dėmesį į pokalbio toną visame el. Laiške. Tarsi rašytojas kalbėtų telefonu.

16.22 01/07 +0000, jūs rašėte:

> Aš girdžiu, kad dirbate Smitho sąskaitoje. Jei jums reikia informacijos, nedvejodami susisiekite su manimi.

Labas Tomai,

Klausykite, mes dirbame Smitho sąskaitoje ir man buvo įdomu, ar galėtumėte man padėti? Man reikia šiek tiek viešai neatskleistos informacijos apie naujausius pokyčius ten. Ar manote, kad galėtumėte perduoti bet kokią turimą informaciją?

Dėkoju

Petras

Peteris Thompsenas
Sąskaitų tvarkytoja, „Tri-State Accounting“
(698) 345 - 7843

3 pavyzdys: labai neformalus

Trečiame pavyzdyje galite pamatyti labai neformalų el. Laišką, kuris labai panašus į teksto siuntimą. Naudokite šio tipo el. Laiškus tik su kolegomis, su kuriais artimai bendraujate.

Apie 12.22.01.01 +0000 rašėte:

> Norėčiau pasiūlymo konsultacinei firmai.

O kaip Smithas ir sūnūs?

KB

• El. Paštas yra daug mažiau oficialus nei rašytinis laiškas. El. Laiškai paprastai yra trumpi ir glaustai.
• Jei rašote tam, kurio nepažįstate, pakanka paprasto „Sveiki“. Naudojant pasveikinimas tokie kaip „Mielasis ponas Smithas“, yra pernelyg formalūs.
• Rašydami gerai pažįstamam asmeniui, rašykite taip, lyg kalbėtumėte su tuo žmogumi.
• Naudokite sutrumpintas veiksmažodžių formas (He's, We Were, He'd ir kt.)
• Prie el. Laiško parašo pridėkite telefono numerį. Tai gavėjui suteiks galimybę prireikus paskambinti.
• Nebūtina nurodyti savo el. Pašto adreso, nes gavėjas gali tiesiog atsakyti į el. Laišką.
• Atsakydami pašalinkite visą informaciją, kuri nėra būtina. Palikite tik tas teksto dalis, kurios yra susijusios su jūsų atsakymu. Tai sutaupys jūsų skaitytojo laiką, kai skaitote el.

Ataskaitos
Atmintinės
Pašto adresą
Įvadas į verslo planų rašymą