Kaip suformatuoti ir parašyti paprastą verslo laišką

Žmonės rašo verslo laiškus ir el dėl daugybės priežasčių, tokių kaip informacijos prašymas, sandorių sudarymas, darbo užtikrinimas ir pan. Efektyvus verslo susirašinėjimas turėtų būti aiškus ir glaustas, pagarbaus tono ir tinkamai suformatuotas. Suskirstydami verslo laišką į jo pagrindinius komponentus, galite išmokti efektyviai bendrauti ir patobulinti savo, kaip rašytojo, įgūdžius.

Tipinį verslo laišką sudaro trys skyriai, įvadas, turinys ir išvada.

1. Įžanga: Įžangoje nurodoma, į ką kreipiasi rašytojas. Jei rašote tam, ko nepažįstate, arba susipažinote tik trumpai, įvade taip pat gali būti trumpa priežastis, kodėl rašote. Paprastai įžanga yra tik sakinys arba du ilgiai.
2. Kūnas: Laiškų korpusas yra tas, kuriame nurodote savo verslą. Šis skyrius gali būti trumpas, kelių sakinių ar kelių pastraipų. Viskas priklauso nuo to, kiek išsamiai reikia apibūdinti nagrinėjamą temą.
3. Išvada: Išvada yra paskutinė dalis, kurioje kviesite imtis tolesnių veiksmų. Tai gali būti galimybė asmeniškai pasikalbėti, paprašyti papildomos informacijos ar atlikti operaciją. Kaip ir įvade, šis skyrius turėtų būti ne daugiau kaip du sakiniai ir jame turėtų būti aiškiai pasakyta, ko norėtumėte iš jūsų laišką skaitančio asmens.
   instagram viewer

Įžangos tonas priklauso nuo jūsų santykių su laiško gavėju. Jei kreipiatės į artimą draugą ar verslo kolegą, priimtina naudoti jų vardą. Bet jei jūs rašote tam, ko nepažįstate, geriau kreiptis į juos oficialiai sveikinant. Jei nežinote asmens, kuriam rašote, vardo, naudokite jo pavadinimą arba bendrą adreso formą.

Keletas pavyzdžių:

• Mielas personalo direktorius
• Gerbiamasis pone ar ponia
• Gerb. Dr., P., Ponia, ponia (pavardė)
• Mielas Frankas (naudokite tai, jei asmuo yra artimas verslo kontaktas ar draugas)

Visada pirmenybė teikiama rašymui konkrečiam asmeniui. Apskritai kalbėdami su vyrais kreipkitės į poną, o pasisveikindami - į moteris. Gydytojo titulą naudokite tik tiems, kurie dirba medicinos srityje. Nors visada turėtumėte pradėti verslo laišką su žodžiu „Mielasis“, tai padaryti yra verslo el. Laiškų, kurie nėra tokie oficialūs, pasirinkimas.

Jei rašote asmeniui, kurio nepažįstate, ar sutikote tik praeidamas, galbūt norėsite sekti pasveikinimą pateikdami kontekstą, kodėl susisiekiate su tuo asmeniu.

Keletas pavyzdžių:

• Remiantis jūsų skelbimu „Times“ ...
• Stebiu vakar mūsų telefono skambutį.
• Dėkojame už jūsų kovo 5 d. Laišką.

Didžioji dalis verslo laiško yra kūne. Čia rašytojas nurodo savo atitikimo priežastį. Pavyzdžiui:

• Aš rašau teirautis apie poziciją, paskelbtą „The Daily Mail“.
• Rašau norėdamas patvirtinti užsakymo Nr. 2346 siuntos duomenis.
• Aš rašau atsiprašyti už sunkumus, kuriuos patyrėte praėjusią savaitę mūsų filiale.

Nurodžius bendrąją verslo laiško rašymo priežastį, naudokitės įstaiga, kad pateiktumėte papildomos informacijos. Pvz., Galbūt siunčiate klientui svarbius dokumentus pasirašyti, atsiprašome kliento už prastą aptarnavimą, informacijos prašymas iš šaltinio ar kita priežastis. Nepriklausomai nuo priežasties, nepamirškite vartoti mandagių ir mandagių kalbų.

Pavyzdžiui:

• Būčiau dėkingas susitikti su jumis kitą savaitę.
• Galbūt turėtumėte laiko susitikimas kitą savaitę?
• Man būtų malonu jums apžiūrėti mūsų objektą kitą mėnesį.
• Deja, posėdį turėsime atidėti iki birželio 1 d.
• Pridedamas rasite sutarties kopiją. Prašau pasirašyti ten, kur nurodyta.

Įprasta, kai laiško tekste nurodote savo verslą, kai kurias baigiamąsias pastabas. Tai yra jūsų galimybė sustiprinti ryšį su gavėju, ir tai turėtų būti tik sakinys.

• Susisiekite su mumis dar kartą, jei galime bet kokiu būdu padėti.
• Jei turite klausimų, nedvejodami skambinkite man.
• Taip pat galite naudoti uždarymą norėdami paprašyti arba pasiūlyti būsimus kontaktus su skaitytoju.
• Laukiu Jūsų atsakymo.
• Norėdami suplanuoti susitikimą, susisiekite su mano padėjėju.

Galutinis dalykas, kurio reikia visoms verslo raidėms, yra sveikinimas, kuriame atsisveikinate su skaitytoju. Kaip ir įžangoje, kaip rašote pasveikinimas priklausys nuo jūsų santykių su gavėju.

Jei naudojate ne vardą, naudokite:

• Pagarbiai (jei nežinote asmens, kuriam rašote, vardo)
• Pagarbiai (jei žinote asmens, kuriam rašote, vardą.

Jei naudojatės vardu, naudokite:

• Geriausi linkėjimai (jei esate pažįstami)
• Linkėjimai ar linkėjimai (jei asmuo yra artimas draugas ar kontaktas)

Verslo laiško pavyzdys