Įmonės kredito kortelių paaiškinimas: apskaitos politika

Apskaitos politikos įmonės kreditinių kortelių skyrius yra skyrius, kuriame galite apibrėžti, kas turi įmonės kreditines korteles ir atsakyti už patirtus mokesčius. Žemiau pateiktas šio procedūrų skyriaus pavyzdys, kuris gali būti pritaikytas jūsų situacijai.

Darbuotojams gali būti suteikta prieiga prie įmonės kreditinių kortelių, jei jų darbas reikalauja tokio pobūdžio. Įmonės kreditinės kortelės gali būti naudojamos tik verslo išlaidoms padengti, jos negali būti naudojamos asmeninio pobūdžio išlaidoms padengti. Verslo išlaidų ir atskaitymų pavyzdžiai gali būti namų biuro išlaidos, automobilio išlaidos, išsilavinimas ir kita.

Bendras politikos ir tvarkos aprašo tikslas yra užtikrinti, kad įmonės kreditinės kortelės būtų naudojamos atitinkamiems tikslams ir kad būtų nustatyta tinkama kasdienio naudojimo kontrolė. Bendrovės kredito kortelių politika taikoma visiems darbuotojams, prižiūrintiems kredito kortelę įmonės naudojimui, ir jų vadovams.

Atsakomybė pagal įmonės kreditinių kortelių politiką skiriasi priklausomai nuo asmens vaidmens. Pavyzdžiui, asmenys turi kitokią atsakomybę nei dirbantys vadovai ir prižiūrėtojai.

• Asmenys kontroliuojančiosios įmonės kreditinės kortelės yra atsakingos už:
  • Kortelių naudojimas tik pagal paskirtį
  • Kvitų išsaugojimas ir paaiškinimų pateikimas apie visas įmonės kredito kortelių operacijas
  • Kredito kortelės sąskaitų patvirtinimo gavimas
• Operatyvūs vadovai / prižiūrėtojai yra atsakingi už:
  • Apriboti įmonės kreditinių kortelių naudojimą tiems darbuotojams, kuriems reikalinga kortelė įmonės veiklai
  • Laiku peržiūrėkite ir patvirtinkite savo darbuotojų kreditinių kortelių sąskaitas faktūras, kad išvengtumėte vėluojančių mokėjimų
  • Kredito ar operacijų lygio limitų, reikalingų atskiroms kortelėms, nustatymas ir prašymas
• An apskaitos skyrius yra atsakingas už:
  • Užtikrinti, kad visos kredito kortelių operacijos būtų tinkamai įgaliotos
  • Laiku apdorokite mokėjimus už kredito kortelių sąskaitas, kad išvengtumėte vėluojančių mokėjimų
  • Kredito ar operacijų lygio limitų organizavimas atskiroms kortelėms

Į įmonės kreditinių kortelių politiką gali būti įtrauktos kelios bendrosios sąlygos, kurias turite žinoti. Čia yra keturi įprasti terminai ir frazės:

• Bendroji kreditinė kortelė: Kreditinė kortelė, kurią galima naudoti keliose įstaigose, tokiose kaip VISA, „American Express“ arba „MasterCard“.
• Tiekėjo kreditinė kortelė: Kreditinė kortelė, kurią galima naudoti tik pas konkretų tiekėją, pavyzdžiui, dujų bendrovę ar biuro reikmenis gaminančią įmonę.
• Kredito limitas: Visa suma, kuri gali būti apmokestinta kredito kortele prieš atsisakant operacijų kredito kortelių įmonei.
• Operacijų lygio riba: Bendra bet kurios atskiros operacijos, kuri gali būti apmokestinta už kortelę, vertė arba operacijos rūšis, kuri gali būti apmokestinama už kortelę. Pvz., Kai kurios degalų bendrovės leis naudoti „tik dujas“ korteles, kurios atsisako kreditų už įvairius įvairius pirkinius degalinėse.

Darbuotojai, naudojantys kreditines korteles verslo išlaidoms padengti, privalo laikytis įmonės nustatytos tvarkos. Paprastai įmonės politikoje nustatomos šios taisyklės:

• Kreditinės kortelės bus naudojamos tik įmonės reikalams. Jei tiekėjas turi galimybę, sąskaitos faktūros išrašymo metu kortelės ar operacijos individualiems darbuotojams bus koduojamos didesnei galimybei.
• Darbuotojai privalo pasilikti ir pradinius kvitus, o kiekvieno kvito gale užrašyti išlaidų tikslą.
• Bendrovės kreditinių kortelių naudojimas bet kokio pobūdžio asmeninėms išlaidoms gali būti drausminės nuobaudos, įskaitant atleidimą, įskaitant imtinai. Dėl to išlaidos gali būti išskaičiuotos iš kito darbuotojo darbo užmokesčio čekio.

Be šios įmonės kreditinės kortelės tvarkos, darbuotojai taip pat privalo laikytis taisyklių, susijusių su sąskaitomis faktūromis, leidimais ir mokėjimais, rinkinio. Nors kiekviena įmonė pateikia savo unikalią politiką, toliau pateikiamas pavyzdys to, ko paprastai galite tikėtis:

• Darbuotojas pateikia atitinkamus kvitus kartu su išlaidų ataskaita (dažnai vadinama kreditu) kortelės išlaidų ataskaita) atitinkamam leidimus išduodančiam prižiūrėtojui ar valdytojui per savaitę nuo išlaidos. Faksimiliniai ar nuskaityti dokumentai yra priimtini, jei darbuotojas keliauja ir negrįš į biurą kad būtų laikomasi vienos savaitės termino, su sąlyga, kad originalūs kvitai bus pateikti grįžus iš kelionė.
• Mokesčiai už daiktus, kurių kvitas buvo neteisingai įdėtas, turi būti paaiškinti leidimą išduodančiam asmeniui, kuris privalo inicijuoti konkretų mokestį ir šalia jo nurodyti „kvito trūksta“.
• Leidimus duodantis vadovas ar vadovas patvirtins, kad mokesčiai yra pagrįsti ir tinkami prieš autorizuodami sąskaitą apmokėjimui, pažymėdami „Gerai mokėti“ ir pasirašydami sąskaitos faktūrą sąskaita.
• Patvirtinta sąskaita faktūra persiunčiama atitinkamam apskaitos skyriui apmokėti.
• apskaitos skyrius pagal kreditinės kortelės sutarties sąlygas patikrina leidimą ir suplanuoja sąskaitą apmokėjimui, kad būtų išvengta nereikalingų pavėluotų mokėjimų.

Priimdami įmonės kreditinę kortelę, darbuotojai paprastai ją pasirašo ir pasirašo pasirašę politikos ir procedūrų sutarties ataskaitą. Paprastai sutartyje yra aukščiau pateikta informacija ir pasirašymo metu gali būti reikalaujama jūsų kortelės numerio ir galiojimo pabaigos datos. Toliau pateiktas pavyzdys, ką rasite formos pabaigoje:

Aš perskaičiau ir supratau [įmonės pavadinimą] „Bendrosios įmonės kredito kortelės turėjimo politikos ir tvarkos“ pareiškimą. Pagal šią formą aš duodu leidimą [įmonės pavadinimas] sulaikyti (atskaityti) iš mano darbo užmokesčio čekio asmeninius daiktus, neleistinos išlaidos ir nedeklaruojamos išlaidos, patirtos naudojantis mano bendrąja kredito kortele.